4.1.Introducción
Toda actividad humana organizada plantea dos requisitos, a su vez fundamentados y opuestos: la división del trabajo en diferentes tareas en que se han de ejecutar y la coordinación de las mismas. La estructura de la organización, puede definirse, como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo consiguiendo a posteriori la coordinación de las mismas. Por ello, para entender y sobretodo visualizar la estructura organizativa, cada empresa detalla un organigrama, el cual permita analizar la estructura de la organización representada y cumplir con un rol informativo al ofrecer datos sobre las características generales de la organización.
4.2.Definición de organigrama
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.
4.3.Tipos de Organigramas:
Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: Por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición gráfica.
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
· Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
· Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
· Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
· Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
· Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
· Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
· Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:
· Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Ejemplo:
Ejemplo:
1. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
· Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:
· Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:
· De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Ejemplo:
2. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
· Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Ejemplo:
· Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
· Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
·
Ejemplo:
· Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Ejemplo:
4.4.Funciones del organigrama
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
· Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
· Comunicar la estructura organizativa.
4.5. Coordinación del trabajo y administración de la empresa
DISEÑO ORGANIZACIONAL - Henry Mintzberg -
El diseño organizacional es importante para el desarrollo de las funciones de una empresa.
Se plantean 5 configuraciones naturales, siendo cada una de ellas una combinación de ciertos elementos estructurales y situacionales, que son como piezas de un rompecabezas. Tratar de combinar elementos de diferentes combinaciones no produce buenos resultados.
No se debe suponer que todas las organizaciones son iguales, es decir, un conjunto de componentes que se pueden quitar o agregar a voluntad.
La organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los otros.
El argumento de Mintzberg es que las características de las organizaciones caen dentro de agrupamientos naturales o configuraciones. Cuando no hay acomodación o coherencia, la organización funciona mal, no logra armonía natural.
Derivación de las Configuraciones
Se plantean cinco componentes básicos:
1) Cúspide estratégica o administración superior: es la persona que tuvo la idea que dio origen a la organización.
2) Centro operativo: que está compuesto por las personas que realizan los trabajos medulares o básicos de la organización.
3) Línea Media: administradores intermedios entre el ejecutivo superior y los operarios.
4) Estructura técnica: son los analistas que diseñan sistemas referidos al planteamiento formal y al control del trabajo.
5) Personal de apoyo: proporcionan servicios indirectos al resto de la organización.
No todas las organizaciones requieren de los 5 componentes.
El propósito fundamental de la estructura es coordinar el trabajo que se ha dividido.
Tipos de estructura
A) Estructura Simple: la coordinación la lleva la cúspide estratégica mediante supervisión directa. Mínimo de personal y de línea media.
B) Burocracia Mecánica: coordinación a través de la estandarización del trabajo lo que hace que sea creada toda la estructura administrativa.
C) Burocracia Profesional: coordinación a través del conocimiento de los empleados, por lo que se necesitan profesionales altamente entrenados en el centro operativo y considerable personal de apoyo. La estructura y línea media no soy muy elaborados.
D) Estructura Divisionalizada: coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía.
E) Adhocracia: organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de trabajos a través de equipos y coordinados mediante el compromiso común. Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff).
Se identifican 2 clases de adhocracia:
1) Adhocracia Operativa
2) Adhocracia Administrativa
LA COORDINACIÓN DEL TRABAJO SEGÚN - H. Fayol, F. W. Taylor i H. Ford -
HENRY FAYOL
Es considerado el fundador de la escuela clásica de administración de empresas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración:
· Subordinación de intereses particulares, a los intereses generales de la empresa: por encima de los intereses de los empleados están los intereses de la empresa.
· Unidad de mando: en cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior.
· Unidad de Dirección: un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.
· Centralización: es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
· Jerarquía: la cadena de jefes que va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y a la raíz de todas las comunicaciones que van a parar a la máxima autoridad.
· División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
· Autoridad y responsabilidad: es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.
· Disciplina: esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia y la dedicación un correcto comportamiento.
· Remuneración personal: se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados.
· Equidad: amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal
· Orden: las personas y los materiales deben estar en el lugar indicado en el momento preciso.
· Estabilidad y duración del personal en un cargo: hay que darle una estabilidad al personal
· Iniciativa: tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de éste
· Espíritu de equipo: hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización
FREDERICK WINSLOW TAYLOR
Las etapas para poner en funcionamiento su nueva organización científica del trabajo:
1. Hallar de diez a quince obreros (si es posible en distintas empresas y de distintas regiones) que sean particularmente hábiles en el trabajo a analizar.
2. Definir la serie exacta de movimientos elementales que cada uno de estos obreros lleva a cabo para ejecutar el trabajo analizado, así como los útiles y materiales que emplean.
3. Determinar con un cronómetro el tiempo necesario para realizar cada uno de estos movimientos elementales y elegir el modo más simple de ejecución.
4. Eliminar todos los movimientos mal concebidos, los lentos o inútiles.
5. Tras haber suprimido así todos los movimientos inútiles, reunir en una secuencia los movimientos más rápidos y los que mejor permiten emplear los mejores materiales y útiles.
HENRY FORD
El término fordismo se refiere al modo de producción en cadena que llevó a la práctica Henry Ford, cuyos elementos centrales son:
· Aumento de la división del trabajo.
· Profundización del control de los tiempos productivos del obrero (vinculación tiempo/ejecución).
· Reducción de costos y aumento de la circulación de la mercancía (expansión interclasista de mercado) e interés en el aumento del poder adquisitivo de los asalariados (clases subalternas a la élite).
· Producción en serie
4.6.Aplicación práctica
FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS:
Gerencia: En nuestra empresa la gerencia se encarga de la organización y el desarrollo de nuestro plan de empresa fijando las estrategias más viables para alcanzar los objetivos de la empresa, la asignación de responsabilidades a los diferentes departamentos y la supervisión de todos éstos. También se dedica a la dirección financiera y de tesorería confirmando la viabilidad de cada proyecto. Por último también está bajo su responsabilidad la gestión del personal. Para todo ello se ayuda de:
Asesoría fiscal-laboral: Apoya a nuestra gerencia en los asuntos fiscales tales como la presentación de impuestos, en temas de gestión del personal como la confección de contratos y nóminas de nuestros trabajadores, etc.
Dpto. Comercial y Márqueting: Es el primer mediador con el cliente. Realiza estudios de mercado, busca clientes y nos da a conocer a través de la publicidad, de nuestra página web y la asistencia a ferias. Pone en contacto al cliente con la empresa y está a disposición de él durante todo el proyecto señalando a la oficina técnica la línea a seguir.
Oficina técnica: Es la encargada de realizar el plano del proyecto de nuestro cliente, así como de realizar todos los trámites necesarios para la realización de la obra como la obtención de permisos, etc. Está directamente relacionado con el director de obra.
Dirección de obra: Es la conexión entre el proceso técnico del proyecto y su ejecución en campo. Siguiendo los planos realizados en la oficina técnica dirige a nuestra mano de obra para la ejecución de la misma. También se encarga de la compra de materiales y de la subcontratación de empresas que nos aporten mano de obra adicional en el caso que sea necesario.
Dpto. Administración: Dedicado a la organización de toda la documentación que pasa por nuestra empresa, facturación, apuntes contables, también da soporte directamente al resto de departamentos y a la Gerencia.
4.7.Conclusión
En nuestra empresa utilizamos un organigrama vertical con comunicación descendente y lateral, donde los departamentos se relacionan entre sí para dar el mejor servicio a nuestro cliente.
Desde el Gerencia se abre la rama de la administración y finanzas de la empresa, teniendo una asesoría externa para cuestiones fiscales y laborales.
Dependiendo directamente de Gerencia tenemos al Departamento Comercial y de Marketing el cual capta y trata directamente con nuestro cliente, la Oficina Técnica donde se desarrollan los proyectos y el Departamento Administrativo estrechamente relacionado con los dos anteriores y con la Dirección de obra.
A partir de la realización del proyecto por nuestra oficina técnica nuestro Director de obras gestiona dicho proyecto “insitu” y gestiona las subcontratas en el caso que fuera necesario. A su cargo tenemos nuestro personal de obra: un lampista, un albañil y un pintor.
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